Cómo poner contraseña a un archivo de Excel

Parte 1: Cómo poner contraseña a una hoja de Excel

Lo primero que debes saber es que se trata de un procedimiento muy fácil. No se necesita que tengas conocimientos previos de programación, ni que seas un experto en informática para poner contraseña Excel.

Sin embargo, Excel ha ido evolucionando a través del tiempo y existen versiones distintas. Entonces, hay pequeñas diferencias entre algunas de estas versiones que es bueno que conozcas. Sobre todo, en cómo colocar contraseña a una hoja de cálculo de Excel.

En adelante, para ilustrar los procedimientos, se presentan imágenes preferiblemente de la versión 2016 de Microsoft Excel. Pero en las demás versiones los pasos son similares y resultan simples e intuitivos. Solamente tendrás que seguir las instrucciones que se explican al pie de la letra y no tendrás problemas.

Excel 2003

En Excel 2003, para proteger sus hojas de cálculo, debe realizar lo siguiente.

• 01Abra el archivo de Excel 2003 del cuál desea proteger alguna hoja de cálculo.
• 02Seleccione la Hoja que desea proteger.

• 03En la barra de menú haga clic en “Herramientas” y seleccione “Proteger”. Luego, haga clic en “Proteger hoja”.

  

• 04En la siguiente ventana, escriba la “Contraseña para desproteger la hoja”. Note que tiene preseleccionadas las casillas “Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas”, “Seleccionar celdas bloqueadas” y “Seleccionar celdas desbloqueadas”. Puede cambiar los permisos por defecto y luego haga clic en “Aceptar”.

  
• 05En la ventana “Confirmar contraseña”, reescriba la contraseña y haga clic en “Aceptar”.

Ahora podrás comprobar que solamente podrá modificar y/o eliminar, sobre aquellas celdas que estén desbloqueadas en la hoja de trabajo. Por lo tanto, debes saber bloquear celdas.

2007, 2010 y versiones posteriores

Para todas las versiones posteriores a Excel 2007, siga este procedimiento.

• 01Abra el archivo.

• 02En la barra de menú, clic en “Revisar”. Luego, seleccione “Proteger hoja”.

  

• 03Aparecerá la ventana para que escribas la contraseña. Por defecto trae marcada la opción “Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas”, y dos acciones que podrán realizar los usuarios en la hoja si no conocen la contraseña. Puedes permitir otras acciones antes de hacer clic en “Aceptar”.

  
• 04En la próxima ventana, tienes que reescribir la contraseña y hacer clic en “Aceptar”.

Si tratas de realizar acciones no permitidas en las hojas protegidas, pedirá que ingreses la contraseña.

Parte 2: Cómo poner contraseña a un libro de Excel solo lectura

Microsoft Excel permite abrir un archivo, sin posibilidad de poder editar y guardar los cambios en este. Significa, que aun cuándo puedas modificar datos y formatos de las celdas del libro, no podrás guardar los cambios realizados, a menos que coloques otro nombre al archivo.

Cuando trates de abrir el libro, si deseas editarlo o modificar su contenido, deberás escribir la contraseña. Si no la recuerdas y deseas consultar el libro, podrás hacerlo pulsando el botón “Solo lectura”.

A continuación, los pasos te enseñan cómo poner contraseña de lectura a un archivo Excel.

Excel 2003

Si utilizas la versión del año 2003, para colocar clave de sólo lectura a un Excel deberás hacer lo siguiente.

• 01Abrir el documento de Excel.
• 02Seleccionar “Archivo” en la barra de menú y luego la opción “Guardar como”.

• 03Aparecerá una ventana donde harás clic en “Herramientas”. Luego selecciona “Opciones generales”.

  

• 04En la siguiente ventana, escribe la “Contraseña de escritura”, marca “Se recomienda solo lectura” y haz clic en el botón “Aceptar”.

  
• 05Te pedirá “Confirmar la contraseña”.
• 06Luego en la ventana Guardar cómo (ver paso 3), haz clic en “Guardar”.

2007, 2010 y versiones posteriores

Para colocar contraseña Excel de solo lectura en estas versiones de Excel, debes seguir los pasos siguientes.

• 01Abre el archivo de Excel al que colocarás contraseña.
• 02Haz clic en la pestaña “Archivo” de la “Cinta de opciones”.

• 03Al abrirse la vista de Backstage, haz clic en “Guardar cómo”, y selecciona el botón “Examinar”.

  
• 04Selecciona la dirección de la carpeta o ruta donde guardarás el libro, y luego escribe el nombre que le darás.

• 05Despliega el menú “Herramientas”, haciendo clic en la flecha que aparece a la derecha. Luego, selecciona “Opciones generales”.

  

• 06En el cuadro de “Contraseña de escritura”, debes añadir la contraseña Excel para evitar que puedan modificar datos en el libro original. Marca “Se recomienda solo lectura” y haz clic en “Aceptar”.

  
• 07Aparecerá una nueva ventana. Escribe nuevamente la “Contraseña de escritura” y haz clic en “Aceptar”.
• 08Cierra el libro.

Al poner una clave a un libro de Excel solo lectura, impedirá que cualquier persona que no conozca la contraseña de escritura realice alguna modificación al contenido general del archivo original. De esta forma, su contenido estará protegido y solo aquellas personas que tengan acceso, podrán modificar lo que deseen.

Parte 3: Cómo poner contraseña a un archivo de Excel para abrirlo

¿No sabes cómo poner contraseña de apertura a archivo Excel? Si lo haces, cualquier usuario que desee abrir el libro, deberá escribir la contraseña. Al estar nuevamente dentro del archivo Excel, podrá eliminar la contraseña si así lo desea. El procedimiento depende de la versión de Excel que utilices.

Excel 2003

Se siguen los mismos pasos que para colocar una contraseña de solo lectura, sólo que en la ventana de “Opciones generales” (paso 4, en Excel 3 de la Parte 2), lo que debes escribir es una “Contraseña de apertura” y hacer clic en “Aceptar”.

2007, 2010 y versiones posteriores

En versiones de Excel del 2007 y años posteriores, para solucionar cómo colocar contraseña a un libro de trabajo en Excel realiza lo siguiente.

• 01Abrir el archivo de Excel.
• 02En la barra de menú, haz clic en “Archivo”.

• 03Luego en la barra lateral, selecciona “Información”, después haz clic en “Proteger libro” y luego en “Cifrar con contraseña”.

  
• 04Aparecerá la ventana “Cifrar documento”. Escribe la contraseña en “Contraseña” y haz clic en el botón “Aceptar”.

• 05En la ventana de “Confirmar contraseña”, escríbela nuevamente en “Repetir contraseña”, luego haz clic en “Aceptar”.

  
• 06“Guarda” y “Cierra” el archivo.

A diferencia de los dos métodos de protección de Excel que se describieron en las secciones anteriores, esta acción no permitirá que cualquier usuario acceda o visualice el contenido del libro. Al abrir el archivo, inmediatamente aparecerá una ventana que solicitará al usuario una contraseña para poder acceder. Si el usuario no la tiene, o la olvidó, no podrá visualizar el contenido del libro de Excel a menos que utilice PassFab para Excel.

Resumen

Como se ha descrito, es muy simple poner contraseña Excel. Ya sea para las hojas de cálculo de un libro, para abrir el archivo en modo de sólo lectura, o para poder abrirlo y editarlo. Pero ten en cuenta dos consideraciones importantes.

Excel distingue entre letras mayúsculas y minúsculas en las contraseñas. Además, debes colocar una contraseña segura, que sólo tú conozcas y sea fácil recordar.

Si no recuerdas la contraseña que colocaste, puedes utilizar los servicios de PassFab para Excel. Sólo tendrás que instalar esta aplicación y podrás desbloquear cualquier archivo de Excel del cual no sepas la contraseña.